בשנים האחרונות החלו עצמאים רבים לעבור לשירותי הנהלת חשבונות מקוונים, השירות מבטיח להם יתרונות רבים כמו חיסכון בהוצאות השוטפות וכלי ניהול מתקדמים. המעבר להנהלת חשבונות בשירותי ענן מאפשר לעצמאים להפיק חשבוניות וקבלות בקלות ומכל מכשיר, להפיק דוחות ניהוליים שונים, לעקוב אחר תזרים המזומנים ולקבל החלטות פיננסיות שקולות המבוססות על נתוני אמת.
החשיבות של תוכנה להנהלת חשבונות
עסקים חייבים להקפיד על הנהלת חשבונות תקינה ועל פי הפקודות וההוראות של רשות המסים. בעבר היה מקובל להפיק חשבוניות וקבלות באמצעות מילוי ידני של פנקסי חשבוניות, ובהמשך החלו להופיע תוכנות שונות להנהלת חשבונות. את התוכנה הרגילה יש לרכוש ולהתקין במערכת המחשוב של העסק, אחת לתקופה יש לשדרג את התוכנה, וצריך להדפיס את המסמכים החשבונאיים ולשלוח אותם בדואר ללקוחות כדי לגבות מהם כסף.
באמצעות תוכנה מקוונת להנהלת חשבונות אין צורך להשקיע בתוכנה יקרה מאחר ורוכשים מנוי חודשי בעלות זולה ושווה לכל כיס. בנוסף, התוכנה באינטרנט זמינה מסביב לשעון, אפשר להתחבר למערכת ממכשירים שונים ובכל זמן ומקום, גם במהלך החופשה באילת. באמצעות התוכנה באינטרנט להנהלת חשבונות ניתן להפיק את המסמכים בקלות ובכמה קליקים, וניתן לשלוח את החשבונית או הקבלה ישירות לדואר האלקטרוני של הלקוח, בלי הדפסות ושימוש בנייר ובלי ללכת לדואר.
הנהלת חשבונות מקוונת – התאמה לצרכי העסק
חשוב לציין כי שירות הנהלת חשבונות באינטרנט מיועד לכל העסקים, קטנים, בינוניים וגדולים. כאשר מצטרפים לשירות המקוון להנהלת חשבונות יש להגדיר את צורת ההתאגדות של העסק, התוכנה מתאימה להנהלת חשבונות לעוסק פטור, לעוסק מורשה ולחברות בע”מ.
השירות מתאים גם לעצמאי מסוג עוסק מורשה, יש אפשרות לבצע הנהלת חשבונות חד צידית או דו צדדית, והשירות כולל ליווי צמוד של מנהל חשבונות ורואה חשבון. ניתן לקבל שירותים נוספים הקשורים להתנהלות השוטפת וההכרחית מול רשויות המס, לרבות תכנון מס, חשבות שכר, עריכת והפקת תלושי שכר, הפקת דוחות לרשויות המס ועוד.
כדי לבחור נכון תוכנה להנהלת חשבונות באינטרנט חשוב לאפיין את צרכי העסק, ובמיוחד יש להתייחס לגורמים כמו כמות המסמכים החודשית שיש להפיק, כמה משתמשים צריכים גישה למערכת, אופן הפקת המסמכים (האם עובדים בשטח וצריכים להפיק חשבוניות וקבלות בבית הלקוח), האם צריך הנהלת חשבונות כפולה, נוחות התוכנה והממשקים, אפשרות חיבור לנייד, תמיכה זמינה ועוד.
התאמת המערכת ליכולות ניהול חשבונות של העצמאי
לאחר סינון ראשוני בין תוכנות שונות להנהלת חשבונות בענן, עליכם לאפיין גם את הכישורים והיכולות שלכם בתחום הנהלת חשבונות. הפקת מסמכים שונים במערכת קלה וכל אחד יכול להשתמש בתוכנה המתקדמת, יחד עם זאת נדרש ידע פיננסי מינימלי.
כאשר עוברים לשירות הנהלת חשבונות באינטרנט עליכם לבצע את הרישום במערכת, לכן חשוב לבחור תוכנה ידידותית למשתמש, וכדאי להתנסות במערכת לפחות 30 יום כדי לבדוק האם היא מתאימה לצרכים וליכולות שלכם.
עלות מול תועלת
בשלב האחרון לבחירת המערכת להנהלת חשבונות באינטרנט חשוב לבדוק באופן כללי האם העלות לשימוש בתוכנה מוצדקת, ומה התועלת המערכת. כדאי לדעת כי ישנם פערי מחיר משמעותיים בין התוכנות השונות, ורוב החברות מציעות מנוי חודשי בעלות המתחילה בכמה עשרות שקלים לחודש. לכן, חשוב לנבור בקרביים של המערכת, לבדוק אילו כלים נוספים היא מציעה, וכמובן שיש להתייחס לשיקולי עלות מול תועלת כדי לקבל החלטה נכונה.