ניהול עסק מציב אתגרים רבים בפני הבעלים שלו: הלקוחות של היום תובעניים ולא מוכנים להסתפק בשירות פחות ממצוין, המוצרים חייבים להיות באיכות גבוהה מאוד וגם במחיר אטרקטיבי, הרגולציה מכבידה וגם משתנה ללא הרף, התחרות עזה, אי הוודאות הביטחונית משפיעה גם היא על כמעט כל עסק בארץ, יש צורך בלמידה מתמדת ובפרט לגבי טכנולוגיות חדשות שיכולות לשפר את ביצועי העסק, העובדים דורשים גם הם תשומת לב ובנוסף לכל הנ”ל חשוב כמובן להתמקצע עוד ועוד בתחום שבו עוסקים. במציאות שכזו כל עזרה היא קריטית, ואם יש דרך לצמצם את כמות הניירת בעסק – מומלץ בחום לנצל אותה.
מהי חשבונית דיגיטלית?
מאז שחוק חתימה אלקטרונית נכנס לתוקף, בעלי עסקים יכולים ליהנות מהאופציה של הפקת חשבוניות דיגיטליות – כלומר במקום פנקסי הקבלות של פעם (בעלי העסקים הוותיקים עוד זוכרים מן הסתם איך הכיתוב היה עובר מהמקור להעתק עם נייר קופי), חשבונית ממוחשבת שזוכה לגיבוי אוטומטי ובהתאם קל לשלוף אותה במידת הצורך.
החשבוניות הדיגיטליות מצמצמות במידה בלתי מבוטלת את כמות הניירת שמסתובבת בעסק, עוזרת לכם לשמור על הסדר ולא לטבוע בתוך בלגן (כשבדרך מטלות חשובות לא מתבצעות מסיבה הזו) ותורמות לכל עסק, קטן כגדול, בדרכים נוספות: ראשית, תדמיתית. עסקים שכבר עברו להפיק חשבוניות דיגיטליות נתפשים כמתקדמים וגם ככאלה שמתחשבים בסביבה, ערך מוערך מאוד בימינו (ובצדק, כמובן, שהרי ב-2019 כבר ברור לגמרי שאם לא נשנה את ההתנהלות שלנו בכל תחומי החיים, כדור הארץ יהפוך – וכבר בעתיד הנראה לעין – למקום שקשה מאוד לחיות בו). שנית, הסיכון שחשבוניות ילכו לאיבוד או שנצטרך להקדיש זמן יקר כדי לאתר אותן, למשל כשאנחנו רוצים להפיק דוח מע”מ, מצטמצם ולמעשה אינו קיים יותר. כל החשבוניות מגובות אוטומטית ונשלפות במידת הצורך בלחיצת כפתור פשוטה. היתרון השלישי של הפקת חשבוניות ממוחשבות הוא שכל דוח שתרצו ליצור – בין אם עבור רשויות המס ובין אם כחלק מהניהול השוטף, כשנדרשת קבלת החלטות על סמך מידע מפורט ועדכני – ניתן ליצור בקלות ובמהירות.
מערכת לניהול קשרי לקוחות
מערכת ממוחשבת נוספת שכדאי לכל עסק כמעט להתקין היא CRM – מערכת לניהול קשרי לקוחות (Customer Relationship Management). חשוב להקפיד שה-CRM יתאים לאותה מערכת הפקת חשבוניות שבחרתם, כלומר שהתממשקות שלהן תהיה מלאה, וזאת כדי להקל עליכם בתפעול השוטף של שתיהן ושל העסק בכלל.
מערכת ניהול קשרי לקוחות מסייעת לבעלי עסקים לעקוב אחרי האינטראקציות עם כל סוגי הלקוחות, ולמצות את המקסימום מכל לקוח – בין אם מדובר על לקוח קיים ובין אם זהו לקוח פוטנציאלי שעדיין לא רכש מהעסק מוצרים או שירותים. בין הפיצ’רים של מערכת מסוג זה: שליחה אוטומטית של מיילים ו/או SMS-ים ללקוחות לפי פילוחים שונים שתבחרו – למשל כדי להודיע להם על מוצר חדש, להכריז על מבצע אטרקטיבי, להעניק מתנה ביום ההולדת, “סתם” כדי לשמור את העסק בתודעת הלקוח ועוד; מנגנונים ליצירת הצעות מחיר מותאמות ספציפית לכל סוגי הלקוחות; מעקב אחרי כל ליד כדי לוודא שממוצים המאמצים להפיכתו ללקוח פעיל וגם לטובת השבחת השיווק באפיקים הרלוונטיים; סליקה וגבייה (ולכן נדרשת התאמה לתוכנת הפקת החשבוניות הדיגיטליות); ועוד.
טיפים נוספים
בנוסף לשתי המערכות החשובות הנ”ל, כדאי להציב סל מחזור נייר במקום בולט לעסק – וכל ניירת שאינה רלוונטית יותר להשליך לסל זה (וכמובן לרוקן אותו לפח מחזור מתאים בתדירות נאותה). טיפ נוסף פשוט ליישום ובעל תועלת רבה הוא מגש “לטיפול” שבו תרוכז כל הניירת שמחייבת תשומת לב מידית. עוד המלצה היא להקדיש אחת לרבעון שעה למיון כל הניירת שהצטברה בעסק.