כל בעל עסק יודע שצריך להקדיש הרבה מאוד זמן ותשומת לב לכל נושא הנהלת החשבונות של העסק. זהו תחום קריטי בניהול העסק וחייבים להיות כל הזמן עם היד על הדופק כדי לנהל תזרים מזומנים נכון ולעבוד על פי החוקים והתקנות. כל המשימות הקשורות לתחום זה – החל משליחת קבלה או חשבונית ללקוחות, דרך הפקת דוחות כספיים תקופתיים וכלה במעקב מתמשך אחרי המאזן של העסק – הן משימות חיוניות לניהול השוטף של העסק ולהצלחתו.
ניהול חשבונות ידני
בעבר הנהלת חשבונות נעשתה באופן ידני, לפני כניסת מערכות המחשוב לעסקים ולניהול פיננסי. ניירות על גבי ניירות היו מודפסים והיה צריך למלא אותם בכתב יד. הרבה פעמים מילוי הטפסים הללו או ההפקה של הדוחות השונים לא דרשה רק זמן אלא גם ידע מקצועי ומיומנות. זאת הסיבה שבעלי עסקים רבים נעזרו, ואף נעזרים עד היום, במשרד רואי חשבון כדי לנהל את כל התחום הזה. לאחר מכן היה צריך לאסוף את כל הטפסים והדוחות, לתייק אותם במקומות הנכונים או לשלוח אותם הלאה ליעדיהם. כל קבלה או חשבונית עסקה דרשה מעטפה משלה, בול וטיול לדואר. זה דרש השקעה של הרבה מאוד משאבים, קרי זמן, אנרגיה וכסף.
בעלי עסקים המבצעים הנהלת חשבונות באופן ידני סובלים לא פעם מבעיות של חוסר סדר וארגון, אלו בעיות העלולות לפגוע בניהול השוטף והתקין של העסק, ובעל העסק עלול לקבל החלטות פיננסיות שגויות כיוון שהוא מתקשה לעקוב אחר ביצועי העסק ומצב ההכנסות מול ההוצאות.
תוכנה להנהלת חשבונות
כמה טוב שהמחשב והאינטרנט נכנסו לחיינו. כמעט כל פעולה שהייתה בעבר מורכבת או מסובכת לביצוע ניתן לבקש היום מהמחשב לבצע. כמה לחיצות ובתוך רגעים ספורים הכל מוגש לנו על גבי המסך. ההתפתחות המדהימה הזו הביאה להתייעלות אדירה בכל מה שקשור לתחום ניהול החשבונות של העסק. כיום, במקום להתרוצץ ולכלות משאבים נחוצים, ניתן להשתמש בתוכנה לניהול חשבונות אונליין. התוכנה היא קלה לתפעול והשימוש בה מקצר הרבה מאוד תהליכי עבודה.
מה כוללת תוכנה להנהלת חשבונות
תוכנה להנהלת חשבונות באינטרנטית מתאימה לכל בעל עסק. היא כוללת כל מה שעסק צריך להתנהלות השוטפת שלו – הפקת קבלות או חשבוניות ושליחתן בדואר האלקטרוני ישירות ללקוח, הפקת דוחות פיננסיים תקופתיים או דוחות לפי פריטים ספציפיים, מעקב אחר הכנסות והוצאות ועוד.
לשימוש בתוכנה זו יתרונות רבים. אתם לא רק חוסכים בזמן וכסף אלא גם תורמים לסביבה והופכים לעסק ירוק שלא משתמש כמעט בנייר. השימוש בתוכנה הוא טוב מאוד גם לתדמית העסק. עסקים המשתמשים בתוכנות ושירותים אונליין הם עסקים שנתפסים על ידי הלקוחות כעסקים מתקדמים וחדשניים. לבסוף, השימוש בתוכנה מאפשר לבעל העסק להיות בשליטה מתמדת על המתרחש בעסק שלו מבחינה פיננסית ולהישאר מעודכן כל הזמן. אפשר לגשת לתוכנה בכל זמן, מכל מקום ומכל מכשיר.